Оптимизация деятельности предприятия

В данном материале мы рассмотрим вопрос, кому и зачем нужна оптимизация деятельности компании, как использовать различные методы оптимизации для снижения затрат и получения большей прибыли.

Зачем оптимизировать деятельность предприятия

Повышение эффективности до запланированного уровня финансовых показателей (и их дальнейший рост) является основной и конечной целью оптимизации деятельности компании.

Внедряя систематические методы оптимизации, компания получает следующие преимущества:

  • Упорядочена система управления, устранено дублирование функций
  • Повышает "прозрачность" внутренних организационных и производственных процессов
  • Меньше эмоциональной нагрузки на руководителей и сотрудников
  • Повышение лояльности сотрудников
  • Повышение показателей производительности труда
  • Экономия фонда заработной платы
  • Системы связи работают и функционируют
  • Средства распределяются эффективно, в максимально возможной степени

Важно: Оптимизация производительности целесообразна на каждом этапе развития организации, даже если финансовое положение компании на первый взгляд не вызывает опасений:

  • Низкая эффективность бизнеса не признается в полной мере
  • Часто компания способна годами получать стабильную прибыль, но при наступлении кризиса или негативных форс-мажорных обстоятельств терпит крах.

Как определить, что компании нужна оптимизация

Компании необходимо оптимизировать свою деятельность в следующих случаях:
1
Существует дефицит денежных средств, низкая платежеспособность
2
Просроченная дебиторская задолженность, существует риск банкротства
3
Низкое финансовое состояние, высокая вероятность возникновения проблем с погашением долга в будущем
4
Финансовое положение организации зависит от внешних источников инвестиционных вливаний
5
Снижен нормативный уровень коэффициентов ликвидности
6
Низкая рентабельность — инвестированный капитал не возвращается
7
Снижение чистого оборотного капитала (даже отрицательный оборотный капитал)
8
Возникают частые конфликты между компаниями

Специальные показатели могут быть использованы для точной и математической оценки финансовой деятельности организации. Их насчитывается более двухсот.

Показатели и расчетные формулы, рекомендуемые для анализа платежеспособности и финансовой устойчивости, можно найти в «Методических рекомендациях по анализу финансово-хозяйственной деятельности организаций», например, на сайте «КонсультантПлюс».

Если расчеты кажутся вам слишком трудоемкими, вы можете «интуитивно» сделать вывод, что компания нуждается в оптимизации. Например, посмотрев на следующие знаки:

1
Ваша компания принимает решения очень медленно
2
Внедрение стандартных бизнес-операций требует значительного времени и координации
3
Результаты их реализации значительно отклоняются от запланированных — со знаком минус
4
Аспекты бизнеса плохо контролируются или контроль неэффективен
5
Психологическое напряжение нарастает в компании из-за недостаточной регламентации прав, обязанностей и ответственности.

Более того, оптимизация деятельности необходима не только тогда, когда в компании возникают проблемы, но и когда руководство принимает решение:

1. Повышение экономических показателей, включая эффективность бизнеса

2. Повышение качества услуг

3. Повысить свою конкурентоспособность на рынке

4. Модернизировать отдельные бизнес-процессы компании

5. Расширение деятельности и сфер влияния

6. Разработать стратегический план улучшения бизнеса для увеличения прибыли.


Несколько примеров неэффективных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги.

Среди причин неоправданных денежных затрат и снижения эффективности бизнеса - недостатки в структуре управления. Например:

  • Двойное управление или конкуренция между партнерами.
    Два или более равноправных собственника имеют пересекающиеся или частично совпадающие сферы ответственности в компании. Некоторые распоряжения противоречат друг другу: противоречивые распоряжения руководства ("передать полный платеж - передать частичный платеж", "нанять независимых внешних экспертов - использовать штатных специалистов" и т.д.) поступают на следующий уровень управления. В результате заказы доставляются с опозданием, на дополнительные согласования уходит время, ухудшается эмоциональный климат в коллективе, могут испортиться отношения с клиентами и заказчиками. Когда между сотрудниками возникает соперничество, персонал разделяется на враждебные группировки, что негативно сказывается на работе компании.
  • Дублирование функций различными отделами/должностями.
    Во время аудита компании было обнаружено, что счета-фактуры составляются мерчендайзерами, а затем передаются в бухгалтерию для проверки - оба отдела выполняют одну и ту же работу. Мерчендайзеры ищут товары, запрашиваемые клиентом, а не передают заказ непосредственно в отдел закупок.
  • Объединение высоко- и низкоквалифицированных рабочих мест.
    В организации более 40% высокооплачиваемого времени директора уходило на заполнение бухгалтерских отчетов, получение и отправку документов по почте, получение платежных документов из банка и другую работу, которую по доверенности могут выполнять неквалифицированные работники. Машинистов на заводе по производству самолетов на 4-м уровне ежедневно вызывают на разгрузочно-погрузочные работы. В течение этого времени производство деталей останавливается. Менеджер по продажам в авиастроительной компании отвечает за план продаж, составление коммерческих предложений и отчетность о результатах. Руководство строительной организации назначает недостаточно квалифицированных штатных сотрудников для контроля за работой. В результате компания ежегодно теряет до 25-35% прибыли.

Какие методы оптимизации самые эффективные

Снижение затрат
Снижение затрат может быть достигнуто за счет комплекса мер, таких как оптимизация производства, управление человеческими ресурсами, планирование и оптимизация налогообложения, пересмотр инвестиционных и операционных затрат, реструктуризация кредитного портфеля, автоматизация операций и т. д.
Сокращение расходов
Сокращение расходов должно начинаться с административных расходов. Например, вы можете сэкономить на счетах компании за мобильную связь, учесть служебные автомобили из личного пользования и исключить кражу топлива, наняв охранное предприятие.
Арендная плата
Расходы на аренду могут составлять до 50% и более от общих эксплуатационных расходов. Вы можете сэкономить на аренде, если будете вести переговоры с арендодателем. Например, путем предоставления сводной таблицы с перечнем аналогичных помещений по гораздо более низкой цене, чем та, которая указана в текущем контракте.
Оптимизация налогообложения
Безусловно, стоит использовать методы юридического планирования и оптимизации налогообложения. Оптимизация налогообложения может сократить вычеты на 50% и более.

Если менеджер долго перебивает заявку в 1С и мы платим ему за это деньги, кажется логичным заменить эту задачу автоматизацией. Но автоматизация также стоит денег, усилий и времени. Почти каждое действие, которое мы можем предложить как автоматизацию, имеет положительные и отрицательные последствия.

Оптимизация бизнес-процессов — это игра без нулевой суммы: это означает, что вы можете предпринять действия, которые улучшают что-то больше, чем портят.

Убедитесь, что ваши действия имеют характеристику А, которая измеряется в «полезности». Она состоит из пользы минус вред.

A= польза-вред.

В то же время у вас много этих "А":

A1=Выгода1Вред1.

А сами "польза" и "вред" находятся в некотором отношении друг к другу.

Выгода=Выгода*4/Выгода1*Вред2.

Ваша задача при оптимизации бизнес-процессов - найти такие взаимосвязи и выбрать наилучшую А при граничных условиях и целях оптимизации.

Граничными условиями являются, например, деньги. Вы можете заполнить все неэффективные процессы деньгами, назначив каждому клиенту персонального менеджера с дипломом MBA. Только клиенты не будут платить за это деньги, если им это не нужно.

Именно поэтому оптимизация бизнес-процессов требуется практически везде.

Оптимизация организационной структуры

Оптимизация организационной структуры направлена на устранение несоответствий и дублирования функций во внутрифирменном взаимодействии, повышение прозрачности и эффективности рабочих процессов.

Упрощение организационной структуры приводит к повышению управляемости. Сокращение неэффективных звеньев в управленческой цепочке - снижение затрат.

Модернизация производственных процессов

Оптимизация производственных процессов повышает эффективность и увеличивает прибыль. Это достигается путем: снижение величины технологических потерь, внедрение безотходного производства, автоматизация операций, сокращение непроизводительных простоев оборудования, повышение квалификации персонала, применение инноваций, результатов научно-технического прогресса и др.

Усиление и оптимизация контроля

Контроль - это незаменимая комплексная функция в любой организации, которая позволяет своевременно выявлять отклонения от плана, стимулируя качественное выполнение задач и рабочих процессов на всех уровнях. Эффект усиления и оптимизации контроля заключается в построении системы управления, основанной на инициативе и ответственности сотрудников, что неизбежно ведет к повышению экономической эффективности.

Укрепление маркетинговой коммуникации

Роль оптимизации маркетинговой системы в конкурентной среде невозможно переоценить. Индивидуальные маркетинговые решения позволяют повысить спрос на услуги, увеличить продажи товаров, создать положительную репутацию на рынке и в бизнес-среде.

Чтобы добиться максимального эффекта, вы используете все доступные каналы маркетингового продвижения — офлайн- и онлайн-рекламу, личный сайт, публикации в СМИ, встречи и семинары и т. д.

Каких ошибок следует избегать, чтобы получить результат

Фокусируясь на конечном результате - экономии денег и улучшении экономических показателей, нельзя теряться в качестве результатов, игнорировать реакции и потребности сотрудников организации, бессистемно проводить изменения, доверять интуиции вместо точных расчетов и технологий.

В противном случае усилия по снижению затрат и увеличению прибыли будут иметь обратный эффект — снижение доходов, дестабилизацию процессов управления и внутрикорпоративные конфликты.


Кому доверить работу по оптимизации, чтобы быстро увеличить прибыль и снизить издержки.

Современная тенденция в оптимизации бизнеса заключается в том, что управление эффективностью компании переходит от топ-менеджеров, руководителей и владельцев к наемным независимым экспертам и временным менеджерам. В чем заключается выгода?

Компетентные независимые эксперты смогут анализировать и контролировать внутренние процессы максимально беспристрастно, объективно и качественно. В результате такого «свежего» взгляда на деятельность организации могут быть внедрены принципиально новые эффективные методы оптимизации, механизмы управления и стратегического контроля, иная кадровая и инвестиционная политика.

Опытные эксперты помогут вам кардинально переосмыслить неэффективные бизнес-процессы для достижения максимального финансового эффекта.

Посмотрите на своё производство изнутри
Онлайн-демонстрация системы и 14 дней доступ к полному функционалу бесплатно для новых клиентов. Оцените удобство системы сами.
Получить демо