Как избавить менеджеров производства
от надоедливых звонков клиентов:
“А что там с заказом?”

С какими проблемами столкнулись

• Нет четкого плана по выполнению заказов на день / неделю / месяц. Из-за чего возникали “недоделки”, застои, перепроизводство, замороженные средства в материалах или в продукции. Как следствие, потеря денег.

• Клиенты спрашивают, а что там с заказом? Нет возможности ответить сразу: “Здравствуйте, ваш заказ будет сделан вовремя, через столько-то дней, в такую-то дату.”

• Не выстроена коммуникация между отделами и цехами. Нет единого достоверного источника информации для всей команды.

Причины возникновения этих проблем

Планировщик выставлял очередность заказов вручную

Звено, которое вносит ясность – это менеджер по планированию. К ней стекаются все вопросы по заказам, срокам, отгрузкам, приоритетам и т.д. Из-за большого объема задач, она иногда может не успевать ответить, перепутать сроки, дать неверный план по заказам. Проявляется человеческий фактор.

У сотрудников ежедневно встает вопрос, что делать первым, вторым, третьим…Из-за чего появляется недоделанная продукция, которая ждет упаковку, перепроизводство товаров, отгрузки не вовремя и соответственно недовольные покупатели.

Получали ответы о статусах в рабочем чате через 1-1,5 ч

Клиент спрашивает когда будет готово и чтобы дать ему конкретный ответ необходимо было пустить процесс по цепочке: менеджер сразу не в курсе, когда он будет готов и в работе ли он вообще. Просит у клиента время на уточнение информации.

Далее в рабочий чат задает вопрос о статусе. Когда ему ответят, кто это сделает, – когда как. Планировщик должен закрывать такие вопросы в чате, но у него тоже не всегда есть возможность быстро ответить.

• Ограниченность. По своей природе, это просто табличка с данными и формулами. Минимальная автоматизация

• Ручное управление. Нужен человек, который будет заполнять и следить за актуальностью информации в таблице. Вы должны быть готовы к ошибкам из-за человеческого фактора

• Нет возможности улучшения. Устаревший инструмент, который никак не снижает операционные и управленческие расходы.

1. Внедрение за 1-2 недели
2. Отсутствие больших затрат на установку и обслуживание
3. Не требовался бы отдельный сотрудник для контроля
4. Автоматический расчет сроков по заказам, поставкам и отгрузкам
5. Возможность настроить систему под себя

1. Провели презентацию системы, показали возможности интерфейса
2. Подключили к системе 8 человек: владельца, продажника, планировщика, начальника производства, снабженца, 2 мастера
3. Настроили таблицы под задачи производства
4. Перенесли все заказы из Excel в ERP. Есть возможность интеграции
5. Дополнительно провели диагностику, что все корректно работает

• Автоматический расчет и перерасчет сроков. Если передвинуть какой-то заказ вверх по таблице, то система также автоматом пересчитает все остальные заказы и выдаст все измененные сроки.

• Единый источник информации и база данных для сотрудников. Теперь не нужно ждать ответа в рабочем чате. Все актуальные показатели и даты есть в одной системе, к которой есть доступ у ограниченного круга лиц.

1. В 6 раз снизили средний % “недоделок” (с 2,4% до 0,4%), которые просто стоят и занимают место. В ERP можно вбить все заказы, а система даст перечень материалов, которые нужно закупить, каких не хватает, каких впрок и т.д.
2. Снизили расходы на логистику на 15%. За счет того, что в ERP есть сводка по каждой позиции: какие материалы нужны – какие у нас есть – какие необходимо закупить. Появилась возможность закупать большими партиями для всех заказов сразу, а не для каждого отдельно..
3. Планировщик перестал тратить в среднем 1 час в день в пустую. До этого он был вынужден вести табличку и постоянно обновлять ее, а здесь не требуется такого контроля. Освобождается время на другие задачи.

1. Создали механизм приоритезации заказов

• Средний чек вырос на 8% за вычетом сезонного прироста. Многие заказчики готовы платить больше за работу в сжатые сроки. Принцип быстрее–дороже. Такие клиенты бывают не часто, но тем не менее на показателях отразилось.

1. Сотрудники могут узнать информацию по заказу за 5 минут вместо 1 часа
2. План из срочных и “терпимых” заказов увеличил производительность на 21%
3. Создан алгоритм выдачи приоритетов и увеличили кол-во сделок на треть
4. Снижен % “недоделок” в 1,5 раза благодаря системе приоритезации
5. Получено понимание что и когда закупать, начали экономить на крупных закупках
6. Освободили планировщика на 30 часов в месяц для более приоритетных задач
7. Как итог, выросла выручка на 13% и чистая прибыль на 10%