Оптимизация деятельности предприятия

В данном материале мы рассмотрим вопрос, кому и зачем нужна оптимизация деятельности компании, как использовать различные методы оптимизации для снижения затрат и получения большей прибыли.
Кондуктор - ERP система для планирования и оптимизации производства для малых производственных компаний. Узнайте как автоматизировать планирование на бесплатной онлайн демонстрации системы

Зачем оптимизировать деятельность предприятия

Повышение эффективности до запланированного уровня финансовых показателей (и их дальнейший рост) является основной и конечной целью оптимизации деятельности компании.

Внедряя систематические методы оптимизации, компания получает следующие преимущества:

  • Упорядочена система управления, устранено дублирование функций
  • Повышает "прозрачность" внутренних организационных и производственных процессов
  • Меньше эмоциональной нагрузки на руководителей и сотрудников
  • Повышение лояльности сотрудников
  • Повышение показателей производительности труда
  • Экономия фонда заработной платы
  • Системы связи работают и функционируют
  • Средства распределяются эффективно, в максимально возможной степени

Важно: Оптимизация производительности целесообразна на каждом этапе развития организации, даже если финансовое положение компании на первый взгляд не вызывает опасений:

  • Низкая эффективность бизнеса не признается в полной мере
  • Часто компания способна годами получать стабильную прибыль, но при наступлении кризиса или негативных форс-мажорных обстоятельств терпит крах.

Как определить, что компании нужна оптимизация

Компании необходимо оптимизировать свою деятельность в следующих случаях:

1
Существует дефицит денежных средств, низкая платежеспособность
2
Просроченная дебиторская задолженность, существует риск банкротства
3
Низкое финансовое состояние, высокая вероятность возникновения проблем с погашением долга в будущем
4
Финансовое положение организации зависит от внешних источников инвестиционных вливаний
5
Снижен нормативный уровень коэффициентов ликвидности
6
Низкая рентабельность — инвестированный капитал не возвращается
7
Снижение чистого оборотного капитала (даже отрицательный оборотный капитал)
8
Возникают частые конфликты между компаниями

Специальные показатели могут быть использованы для точной и математической оценки финансовой деятельности организации. Их насчитывается более двухсот.

Показатели и расчетные формулы, рекомендуемые для анализа платежеспособности и финансовой устойчивости, можно найти в «Методических рекомендациях по анализу финансово-хозяйственной деятельности организаций», например, на сайте «КонсультантПлюс».

Если расчеты кажутся вам слишком трудоемкими, вы можете «интуитивно» сделать вывод, что компания нуждается в оптимизации. Например, посмотрев на следующие знаки:

1
Ваша компания принимает решения очень медленно
2
Внедрение стандартных бизнес-операций требует значительного времени и координации
3
Результаты их реализации значительно отклоняются от запланированных — со знаком минус
4
Аспекты бизнеса плохо контролируются или контроль неэффективен
5
Психологическое напряжение нарастает в компании из-за недостаточной регламентации прав, обязанностей и ответственности.

Более того, оптимизация деятельности необходима не только тогда, когда в компании возникают проблемы, но и когда руководство принимает решение:

1. Повышение экономических показателей, включая эффективность бизнеса

2. Повышение качества услуг

3. Повысить свою конкурентоспособность на рынке

4. Модернизировать отдельные бизнес-процессы компании

5. Расширение деятельности и сфер влияния

6. Разработать стратегический план улучшения бизнеса для увеличения прибыли.


Несколько примеров неэффективных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги.

Среди причин неоправданных денежных затрат и снижения эффективности бизнеса - недостатки в структуре управления. Например:

  • Двойное управление или конкуренция между партнерами.
    Два или более равноправных собственника имеют пересекающиеся или частично совпадающие сферы ответственности в компании. Некоторые распоряжения противоречат друг другу: противоречивые распоряжения руководства ("передать полный платеж - передать частичный платеж", "нанять независимых внешних экспертов - использовать штатных специалистов" и т.д.) поступают на следующий уровень управления. В результате заказы доставляются с опозданием, на дополнительные согласования уходит время, ухудшается эмоциональный климат в коллективе, могут испортиться отношения с клиентами и заказчиками. Когда между сотрудниками возникает соперничество, персонал разделяется на враждебные группировки, что негативно сказывается на работе компании.
  • Дублирование функций различными отделами/должностями.
    Во время аудита компании было обнаружено, что счета-фактуры составляются мерчендайзерами, а затем передаются в бухгалтерию для проверки - оба отдела выполняют одну и ту же работу. Мерчендайзеры ищут товары, запрашиваемые клиентом, а не передают заказ непосредственно в отдел закупок.
  • Объединение высоко- и низкоквалифицированных рабочих мест.
    В организации более 40% высокооплачиваемого времени директора уходило на заполнение бухгалтерских отчетов, получение и отправку документов по почте, получение платежных документов из банка и другую работу, которую по доверенности могут выполнять неквалифицированные работники. Машинистов на заводе по производству самолетов на 4-м уровне ежедневно вызывают на разгрузочно-погрузочные работы. В течение этого времени производство деталей останавливается. Менеджер по продажам в авиастроительной компании отвечает за план продаж, составление коммерческих предложений и отчетность о результатах. Руководство строительной организации назначает недостаточно квалифицированных штатных сотрудников для контроля за работой. В результате компания ежегодно теряет до 25-35% прибыли.

Какие методы оптимизации самые эффективные

Снижение затрат
Снижение затрат может быть достигнуто за счет комплекса мер, таких как оптимизация производства, управление человеческими ресурсами, планирование и оптимизация налогообложения, пересмотр инвестиционных и операционных затрат, реструктуризация кредитного портфеля, автоматизация операций и т. д.
Сокращение расходов
Сокращение расходов должно начинаться с административных расходов. Например, вы можете сэкономить на счетах компании за мобильную связь, учесть служебные автомобили из личного пользования и исключить кражу топлива, наняв охранное предприятие.
Арендная плата
Расходы на аренду могут составлять до 50% и более от общих эксплуатационных расходов. Вы можете сэкономить на аренде, если будете вести переговоры с арендодателем. Например, путем предоставления сводной таблицы с перечнем аналогичных помещений по гораздо более низкой цене, чем та, которая указана в текущем контракте.
Оптимизация налогообложения
Безусловно, стоит использовать методы юридического планирования и оптимизации налогообложения. Оптимизация налогообложения может сократить вычеты на 50% и более.

Если менеджер долго перебивает заявку в 1С и мы платим ему за это деньги, кажется логичным заменить эту задачу автоматизацией. Но автоматизация также стоит денег, усилий и времени. Почти каждое действие, которое мы можем предложить как автоматизацию, имеет положительные и отрицательные последствия.

Оптимизация бизнес-процессов — это игра без нулевой суммы: это означает, что вы можете предпринять действия, которые улучшают что-то больше, чем портят.

Убедитесь, что ваши действия имеют характеристику А, которая измеряется в «полезности». Она состоит из пользы минус вред.

A= польза-вред.

В то же время у вас много этих "А":

A1=Выгода1Вред1.

А сами "польза" и "вред" находятся в некотором отношении друг к другу.

Выгода=Выгода*4/Выгода1*Вред2.

Ваша задача при оптимизации бизнес-процессов - найти такие взаимосвязи и выбрать наилучшую А при граничных условиях и целях оптимизации.

Граничными условиями являются, например, деньги. Вы можете заполнить все неэффективные процессы деньгами, назначив каждому клиенту персонального менеджера с дипломом MBA. Только клиенты не будут платить за это деньги, если им это не нужно.

Именно поэтому оптимизация бизнес-процессов требуется практически везде.

Оптимизация организационной структуры

Оптимизация организационной структуры направлена на устранение несоответствий и дублирования функций во внутрифирменном взаимодействии, повышение прозрачности и эффективности рабочих процессов.

Упрощение организационной структуры приводит к повышению управляемости. Сокращение неэффективных звеньев в управленческой цепочке - снижение затрат.

Модернизация производственных процессов

Оптимизация производственных процессов повышает эффективность и увеличивает прибыль. Это достигается путем: снижение величины технологических потерь, внедрение безотходного производства, автоматизация операций, сокращение непроизводительных простоев оборудования, повышение квалификации персонала, применение инноваций, результатов научно-технического прогресса и др.

Усиление и оптимизация контроля

Контроль - это незаменимая комплексная функция в любой организации, которая позволяет своевременно выявлять отклонения от плана, стимулируя качественное выполнение задач и рабочих процессов на всех уровнях. Эффект усиления и оптимизации контроля заключается в построении системы управления, основанной на инициативе и ответственности сотрудников, что неизбежно ведет к повышению экономической эффективности.

Укрепление маркетинговой коммуникации

Роль оптимизации маркетинговой системы в конкурентной среде невозможно переоценить. Индивидуальные маркетинговые решения позволяют повысить спрос на услуги, увеличить продажи товаров, создать положительную репутацию на рынке и в бизнес-среде.

Чтобы добиться максимального эффекта, вы используете все доступные каналы маркетингового продвижения — офлайн- и онлайн-рекламу, личный сайт, публикации в СМИ, встречи и семинары и т. д.

Каких ошибок следует избегать, чтобы получить результат

Фокусируясь на конечном результате - экономии денег и улучшении экономических показателей, нельзя теряться в качестве результатов, игнорировать реакции и потребности сотрудников организации, бессистемно проводить изменения, доверять интуиции вместо точных расчетов и технологий.

В противном случае усилия по снижению затрат и увеличению прибыли будут иметь обратный эффект — снижение доходов, дестабилизацию процессов управления и внутрикорпоративные конфликты.


Кому доверить работу по оптимизации, чтобы быстро увеличить прибыль и снизить издержки.

Современная тенденция в оптимизации бизнеса заключается в том, что управление эффективностью компании переходит от топ-менеджеров, руководителей и владельцев к наемным независимым экспертам и временным менеджерам. В чем заключается выгода?

Компетентные независимые эксперты смогут анализировать и контролировать внутренние процессы максимально беспристрастно, объективно и качественно. В результате такого «свежего» взгляда на деятельность организации могут быть внедрены принципиально новые эффективные методы оптимизации, механизмы управления и стратегического контроля, иная кадровая и инвестиционная политика.

Опытные эксперты помогут вам кардинально переосмыслить неэффективные бизнес-процессы для достижения максимального финансового эффекта.

Посмотрите на своё производство изнутри
Получите 14 дней бесплатного доступа к полному функционалу. Специально для новых клиентов.
Попробовать бесплатно