Оптимизация деятельности предприятия
Зачем оптимизировать деятельность предприятия
Повышение эффективности до запланированного уровня финансовых показателей (и их дальнейший рост) является основной и конечной целью оптимизации деятельности компании.
Внедряя систематические методы оптимизации, компания получает следующие преимущества:
- Упорядочена система управления, устранено дублирование функций
- Повышает "прозрачность" внутренних организационных и производственных процессов
- Меньше эмоциональной нагрузки на руководителей и сотрудников
- Повышение лояльности сотрудников
- Повышение показателей производительности труда
- Экономия фонда заработной платы
- Системы связи работают и функционируют
- Средства распределяются эффективно, в максимально возможной степени
Важно: Оптимизация производительности целесообразна на каждом этапе развития организации, даже если финансовое положение компании на первый взгляд не вызывает опасений:
- Низкая эффективность бизнеса не признается в полной мере
- Часто компания способна годами получать стабильную прибыль, но при наступлении кризиса или негативных форс-мажорных обстоятельств терпит крах.
Как определить, что компании нужна оптимизация
Специальные показатели могут быть использованы для точной и математической оценки финансовой деятельности организации. Их насчитывается более двухсот.
Показатели и расчетные формулы, рекомендуемые для анализа платежеспособности и финансовой устойчивости, можно найти в «Методических рекомендациях по анализу финансово-хозяйственной деятельности организаций», например, на сайте «КонсультантПлюс».
Если расчеты кажутся вам слишком трудоемкими, вы можете «интуитивно» сделать вывод, что компания нуждается в оптимизации. Например, посмотрев на следующие знаки:
Более того, оптимизация деятельности необходима не только тогда, когда в компании возникают проблемы, но и когда руководство принимает решение:
1. Повышение экономических показателей, включая эффективность бизнеса
2. Повышение качества услуг
3. Повысить свою конкурентоспособность на рынке
4. Модернизировать отдельные бизнес-процессы компании
5. Расширение деятельности и сфер влияния
6. Разработать стратегический план улучшения бизнеса для увеличения прибыли.
Несколько примеров неэффективных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги.
Среди причин неоправданных денежных затрат и снижения эффективности бизнеса - недостатки в структуре управления. Например:
- Двойное управление или конкуренция между партнерами.Два или более равноправных собственника имеют пересекающиеся или частично совпадающие сферы ответственности в компании. Некоторые распоряжения противоречат друг другу: противоречивые распоряжения руководства ("передать полный платеж - передать частичный платеж", "нанять независимых внешних экспертов - использовать штатных специалистов" и т.д.) поступают на следующий уровень управления. В результате заказы доставляются с опозданием, на дополнительные согласования уходит время, ухудшается эмоциональный климат в коллективе, могут испортиться отношения с клиентами и заказчиками. Когда между сотрудниками возникает соперничество, персонал разделяется на враждебные группировки, что негативно сказывается на работе компании.
- Дублирование функций различными отделами/должностями.Во время аудита компании было обнаружено, что счета-фактуры составляются мерчендайзерами, а затем передаются в бухгалтерию для проверки - оба отдела выполняют одну и ту же работу. Мерчендайзеры ищут товары, запрашиваемые клиентом, а не передают заказ непосредственно в отдел закупок.
- Объединение высоко- и низкоквалифицированных рабочих мест.В организации более 40% высокооплачиваемого времени директора уходило на заполнение бухгалтерских отчетов, получение и отправку документов по почте, получение платежных документов из банка и другую работу, которую по доверенности могут выполнять неквалифицированные работники. Машинистов на заводе по производству самолетов на 4-м уровне ежедневно вызывают на разгрузочно-погрузочные работы. В течение этого времени производство деталей останавливается. Менеджер по продажам в авиастроительной компании отвечает за план продаж, составление коммерческих предложений и отчетность о результатах. Руководство строительной организации назначает недостаточно квалифицированных штатных сотрудников для контроля за работой. В результате компания ежегодно теряет до 25-35% прибыли.
Какие методы оптимизации самые эффективные
Если менеджер долго перебивает заявку в 1С и мы платим ему за это деньги, кажется логичным заменить эту задачу автоматизацией. Но автоматизация также стоит денег, усилий и времени. Почти каждое действие, которое мы можем предложить как автоматизацию, имеет положительные и отрицательные последствия.
Оптимизация бизнес-процессов — это игра без нулевой суммы: это означает, что вы можете предпринять действия, которые улучшают что-то больше, чем портят.
Убедитесь, что ваши действия имеют характеристику А, которая измеряется в «полезности». Она состоит из пользы минус вред.
A= польза-вред.
В то же время у вас много этих "А":
A1=Выгода1Вред1.
А сами "польза" и "вред" находятся в некотором отношении друг к другу.
Выгода=Выгода*4/Выгода1*Вред2.
Ваша задача при оптимизации бизнес-процессов - найти такие взаимосвязи и выбрать наилучшую А при граничных условиях и целях оптимизации.
Граничными условиями являются, например, деньги. Вы можете заполнить все неэффективные процессы деньгами, назначив каждому клиенту персонального менеджера с дипломом MBA. Только клиенты не будут платить за это деньги, если им это не нужно.
Именно поэтому оптимизация бизнес-процессов требуется практически везде.
Оптимизация организационной структуры
Оптимизация организационной структуры направлена на устранение несоответствий и дублирования функций во внутрифирменном взаимодействии, повышение прозрачности и эффективности рабочих процессов.
Упрощение организационной структуры приводит к повышению управляемости. Сокращение неэффективных звеньев в управленческой цепочке - снижение затрат.
Модернизация производственных процессов
Оптимизация производственных процессов повышает эффективность и увеличивает прибыль. Это достигается путем: снижение величины технологических потерь, внедрение безотходного производства, автоматизация операций, сокращение непроизводительных простоев оборудования, повышение квалификации персонала, применение инноваций, результатов научно-технического прогресса и др.
Усиление и оптимизация контроля
Контроль - это незаменимая комплексная функция в любой организации, которая позволяет своевременно выявлять отклонения от плана, стимулируя качественное выполнение задач и рабочих процессов на всех уровнях. Эффект усиления и оптимизации контроля заключается в построении системы управления, основанной на инициативе и ответственности сотрудников, что неизбежно ведет к повышению экономической эффективности.
Укрепление маркетинговой коммуникации
Роль оптимизации маркетинговой системы в конкурентной среде невозможно переоценить. Индивидуальные маркетинговые решения позволяют повысить спрос на услуги, увеличить продажи товаров, создать положительную репутацию на рынке и в бизнес-среде.
Чтобы добиться максимального эффекта, вы используете все доступные каналы маркетингового продвижения — офлайн- и онлайн-рекламу, личный сайт, публикации в СМИ, встречи и семинары и т. д.
Каких ошибок следует избегать, чтобы получить результат
Фокусируясь на конечном результате - экономии денег и улучшении экономических показателей, нельзя теряться в качестве результатов, игнорировать реакции и потребности сотрудников организации, бессистемно проводить изменения, доверять интуиции вместо точных расчетов и технологий.
В противном случае усилия по снижению затрат и увеличению прибыли будут иметь обратный эффект — снижение доходов, дестабилизацию процессов управления и внутрикорпоративные конфликты.
Кому доверить работу по оптимизации, чтобы быстро увеличить прибыль и снизить издержки.
Современная тенденция в оптимизации бизнеса заключается в том, что управление эффективностью компании переходит от топ-менеджеров, руководителей и владельцев к наемным независимым экспертам и временным менеджерам. В чем заключается выгода?
Компетентные независимые эксперты смогут анализировать и контролировать внутренние процессы максимально беспристрастно, объективно и качественно. В результате такого «свежего» взгляда на деятельность организации могут быть внедрены принципиально новые эффективные методы оптимизации, механизмы управления и стратегического контроля, иная кадровая и инвестиционная политика.
Опытные эксперты помогут вам кардинально переосмыслить неэффективные бизнес-процессы для достижения максимального финансового эффекта.