Инвентаризация склада готовой продукции

Почти в любом бизнесе необходимо иметь склад, где хранится готовая к реализации продукция. И чтобы работа шла слаженно, необходимо вовремя проводить инвентаризацию склада. О том, как грамотно провести ее, в чем суть этого процесса и какая документация вам понадобится, расскажем в статье.

Основы основ

Процесс инвентаризации склада подразумевает пересчет в поштучном эквиваленте всего объема материально-торговых ценностей (МТЦ) организации.
Закон регулирует порядок проведения данного процесса. Об этом сказано в № 402 Федерального закона «О бухгалтерском учете». О том, что каждая компания обязана осуществлять инвентаризацию, а также соотносить полученные данные с информацией регистров бухгалтерского учета, указано 11 статье Федерального закона № 402.
Этапы данного процесса — начиная от подготовки до сверки итоговых цифр — прописаны в Методических указаниях. Этот документ утвержденных приказом Министерства финансов. Если инвентаризация внеплановая, необходимо соблюдать правила и условия проведения данного процесса. Все это указано в 27 пункте раздела второй главы приказа Минфина РФ «Инвентаризация имущества и обязательств».
Также в процессе проведения проверки необходимо использовать унифицированные бланки документов — их обязательно заполнять в процессе действий. Такие бланки также утверждены постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике (Госкомстат РФ).

Необходимая документация

Чтобы все прошло без нарушений, в работе необходимо использовать только определенные формы документации:

приказ (иногда применяют распоряжение) о проведении инвентаризации, составленный по форме ИНВ 22;
опись для инвентаризации ТМЦ, составленная по форме ИНВ 3;
для ведомости сверки результатов необходима форма ИНВ-19;
акт инвентаризации товара или ТМЦ, которые еще не поступили на склад — образец ИНВ 6;
опись ценностей, которые были приняты на хранение — используется форма ИНВ 5;
акт инвентаризации выгруженных товаров составляется строго по форме ИНВ 4;
для составления акта о списании продукции — форма ТОРГ 16;
чтобы составить акт о порче или бое изделий, используют форму ТОРГ 15.
также вам пригодится ведомость учета результатов — ее принято составлять строго по форме ИНВ 26.

Срок проведения

Как минимум инвентаризацию нужно проводить хотя бы раз в год. Делается это перед сдачей годовой отчетности. Согласно правилам бухгалтерского учета, сроки осуществления регулярных проверок на складах установлены в рамках с 1 октября по 31 декабря. Для внеплановых проверок действуют следующие правила. Ее проводят в том случае, если:

руководство компании решило перейти на новую организационно-правовую форму собственности;
в организации сменился состав руководства, или уволился глава компании, покинул место работы главный бухгалтер или материально-ответственные лица — проведение необходимо провести строго в день приемки и передачи дел;
если на складах обнаружены случаи воровства, произошла порча товаров или имущества, есть доказательства злоупотребления или незаконного применения управляющими лицами и сотрудниками;
если товары и имущество, которые хранятся на складах, пострадали в случае ЧП (пожары, наводнения, обрушения зданий и прочее);
более половины сотрудников организации попадают под сокращение;
если склад передан в аренду или продан в собственность иному лицу, не относящемуся к предприятию;
когда производство проходит реорганизацию или полностью ликвидируется с рынка.

Нарушать сроки проведения плановых проверок нельзя — это приведет к путанице и дальнейшим ошибкам в работе и отчетах. Что грозит главному бухгалтеру и главе фирмы штрафами — это прописано в статье 15.11 КоАП РФ. Поэтому так важно строго соблюдать все нормативы и правила для данного процесса.

Пошаговый алгоритм

Какой бы ни была инвентаризация — плановая или проводящаяся не по плану — должна проходить в четко организованном порядке. В него входят подготовка и сбор документов, сам процесс проверки. В завершении — подведение результатов. Далее расскажем об этом чуть подробнее.

Назначаются дата и состав комиссии по проведению инвентаризации. Директор предприятия выпускает приказ, где обязательно стоит указать:

плановая или внеплановая проверка;
в какие сроки все должно пройти;
кто входит в комиссию.

Важно соблюдать требования к составу комиссии — все они четко прописаны и установлены в пункте 2.3 приказа № 49 Министерства финансов РФ. Данный акт гласит, что только глава компании может утвердить состав комиссии. Определенных правил по количеству сотрудников не указано. Однако если у вас крупное или среднее производство, выставить потребуется комиссию не менее чем из шести рабочих.

В число комиссии входят:

сотрудники управления или администрации организации;
представители бухгалтерии;
рабочие из службы внутреннего аудита компании;
ИТР — инженерно-технические рабочие;
сотрудники экономического отдела;
юристы предприятия.

Помимо данных лиц в состав комиссии допускается включать специалистов, трудящихся в независимых аудиторских компаниях, кто проводит такие проверки. Как только приказ вступил в силу и комиссия утверждена, важно не упустить еще один момент. Соблюдать его обязательно: все, кто утвержден в список проверяющих лиц, обязаны пройти инструктаж по инвентаризации, всем необходимо в процессе сверки. В противном случае данные будут не засчитаны. Придется проводить все заново.

Собирание и заверение бухгалтерской документации

Пункт 2.4 приказа 49 от Минфина говорит, что перед проведением процедуры по подсчету товаров требуется получение актуальные приходные и расходные бумаги. Затем материально-ответственные сотрудники компании подписывают документ о том, что запрошенная документация сдана комиссии. Своей подписью они также заверяют факт того, что ТМЦ оприходованы, а выбывшие успешно списаны. Те сотрудники, кто получали деньги из казны компании на покупку товаров, также должны составить расписки. Ответственные лица в описи ставят свою подпись в отдельно отведенной графе.

Непосредственно процесс проведения инвентаризации

Он проходит с учетом тех ТМЦ, что еще не прибыли и находятся в дороге. Сначала комиссия проводит полную ревизию склада и его помещений. Все товары записываются в опись. Делается это по разным пунктам: указывают вид, группу, сорта и артикулы продуктов. Пересчитывают каждый вид изделий. Если нужно, ТМЦ измеряются или взвешиваются. Полученные данные вносят в опись: каждую цифру строго напротив наименования продукта. В процессе сверки важно присутствие заведующего или начальника склада. Никакие изменения и данные не вносятся в документы со слов кладовщиков — об этом указано в пункте 3.17 приказа 49 от Минфина РФ.

Если есть возможность, лучше на время проведения сверки склад закрыть совсем, чтобы не было недопонимания и лишних вопросов. Однако бывают случаи, что во время инвентаризации нужно срочно отгрузить товар со склада или принять его. В этом случае все проходит как обычно и осуществляется заведующим складами с присутствии всей проверяющей комиссии. Полученные о приемке или отпуске ТМЦ данные записывают в другие описи — для них необходимо использовать форму ИНВ 3 и бланк ИНВ 4.

Важно помнить, что инвентаризируют не только тот товар, что имеется, также проверке подвергаются изделия:

находятся в дороге;
не оплаченные, но уже отгруженные клиенту;
те, что передали на сохранение в иные инстанции;
отданные на переработку внутри компании.

Стоит понимать, что если товары находятся вне склада, в такие описи данные о продукции вносят по сумме на счете бухгалтерского учета, а не по по количеству единиц продукции.

По каждой отдельной категории изделий данные заносят в разные описи. Помимо этого, в документации важно указать тару для хранения — ее вид, предназначение, характеристики (новая или бывшая в употреблении, требуется ремонт и прочее). Порченная или нуждающаяся в ремонте тара списывается, рядом ставится причина, по которой предметы списаны.

В случае выявления недостатка или при наличии пересорта одного или нескольких видов продукции, данные заносят также в описи. Затем в ходе проверки вычисляется цена такого товара, указываются причины возникновения пересортицы.

Результаты и их оформление

Основной документ для инвентаризации — опись по бланку ИНВ 3. она содержит данные о продукции, которую держат на складах. Кроме того допускается составление описи тех изделий, что не хранятся на складе, но стоят там на учете. Любой вид описи должен быть в двух экземплярах. Они заверяются подписями заведующего складом и каждого проверочной сотрудника комиссии.

После этого происходит сверка. Ее итогом станет сличительная ведомость по учету данных, оформленная по бланку ИНВ 19. В этом документе будут показаны цифры и несовпадения результатов самой проверки и данных бухгалтерского учета.

По окончании инвентаризации выдается ведомость учета результатов. Она создается по форме ИНВ 26. Также выписывается заключение. Если обнаружена недостача, сразу необходимо создать новый файл, куда будут заносить информацию (вес, тип, наименование и так далее) о недостающих товарах. Если недостача находится в пределах нормы товарооборота (естественная убыль ТМЦ), ее можно списать. Но в случае масштабных издержек нужно назначить и провести расследование, чтобы найти виновного.

Список статей

Посмотрите на своё производство изнутри

Получите 14 дней бесплатного доступа к полному функционалу. Специально для новых клиентов.

Попробовать бесплатно