Что такое регламентированный учет

Регламентированный учет — это часть учетной системы компании, ориентированная на выполнение требований законодательства. Его главная цель — обеспечить прозрачность и контролируемость финансово-хозяйственной деятельности со стороны государства. Все операции в рамках регламентированного учета отражаются в формах и структурах, установленных нормативными документами: Планом счетов, ПБУ, Налоговым кодексом, требованиями ФНС, ПФР, ФСС и Росстата.

В отличие от управленческого учета, который настраивается под внутренние потребности, регламентированный диктуется извне: формы, сроки, порядок заполнения — все строго определено. Отчеты направляются в контролирующие органы, и даже незначительные ошибки могут привести к штрафам, камеральным проверкам или блокировке расчетного счета.

Обязанность вести регламентированный учет возникает у всех юридических лиц, независимо от размера компании. Даже ИП, применяющие УСН, отчитываются в налоговую и фонды. Чем больше компания и сложнее структура, тем больше участков попадает под обязательный учет: НДС, налог на прибыль, зарплата, расчеты с бюджетом, статотчетность, сведения по сотрудникам и т. д.

Регламентированный учет — комплекс взаимосвязанных направлений. Основные компоненты:

• Бухгалтерский учет

Ведется по правилам ПБУ и Общего плана счетов. Каждая операция классифицируется и отражается на соответствующих бухгалтерских счетах с соблюдением двойной записи. Цель — подготовка бухгалтерской (финансовой) отчетности: баланса, отчета о прибылях и убытках и других форм.

• Налоговый учет

Ведется параллельно с бухгалтерским, но по своим правилам. Включает определение налогооблагаемой базы, расчет налога на прибыль, УСН, НДФЛ, упрощенного налога или ЕСХН — в зависимости от системы налогообложения. Часто возникает необходимость вести раздельный учет (например, для целей НДС или по видам деятельности).

• НДС и счет-фактуры

Один из самых сложных участков. Требует точного учета «входящего» и «исходящего» НДС, своевременного выставления и регистрации счетов-фактур, корректного отражения вычетов. Ошибки в этом блоке приводят к серьезным налоговым рискам.

• Зарплата, НДФЛ и страховые взносы

Регламентированный учет включает исчисление зарплаты, удержание НДФЛ, начисление и уплату страховых взносов, а также формирование отчетности по ним (6-НДФЛ, СЗВ-ТД, РСВ и др.). Этот блок жестко контролируется, особенно в части своевременности выплат и полноты отчетов.

• Расчеты с фондами и бюджетом

Включает отражение начислений, платежей, сверок и долговых обязательств. Контролирующие органы автоматически сопоставляют данные из отчетов с платежами. Несоответствия приводят к уведомлениям и возможным блокировкам.

• Статистическая отчетность

Передается в Росстат по формам, зависящим от отрасли, численности, выручки и других параметров. Несмотря на «вторичность», несвоевременная сдача или отказ — административное правонарушение.

• Электронная отчетность

Большинство форм отчетности подается в электронном виде через операторов ЭДО. Необходимо строгое соблюдение форматов, квалифицированных подписей и соответствующих технических решений.

На практике регламентированный учет — система ежедневных операций, документов, регистров и контрольных точек, каждая из которых подчиняется формальным требованиям. Учет должен быть непрерывным, документально подтвержденным и правильно отраженным в информационной системе.

Чтобы обеспечить полноту и корректность, учетная система должна выполнять несколько функций одновременно: формировать первичные документы, отражать операции в регистрах, обеспечивать корректные проводки, хранить данные в архиве и напоминать о сроках отчетности.

Регламентированный учет формируется не ради внутренней аналитики — его итогом всегда является сдача отчетности в контролирующие органы. Формы и сроки строго регламентированы: они не зависят от желания компании и не подлежат изменению по инициативе пользователя. Несвоевременная сдача даже нулевой формы — это штраф.

Основные формы отчетности:

• Бухгалтерская отчетность годовая: баланс, отчет о финансовых результатах, пояснения. Сдается до 31 марта следующего года.
• Налоговая отчетность – НДС (ежеквартально), налог на прибыль (ежеквартально или ежемесячно), УСН, 6-НДФЛ, расчет по страховым взносам (РСВ), декларации по имущественным налогам.
• Отчетность в фонды – СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ, форма 4-ФСС (до ее отмены), СЗВ-М. Сроки — от ежемесячной до ежегодной.
• Статистическая отчетность – форма П-1, П-4, 1-Т, 1-Предприятие и другие — в зависимости от отрасли, объема выручки, численности персонала. Часто заполняется разово или ежеквартально.

Практически вся отчетность (кроме некоторых статформ) сдается в электронном виде с ЭЦП через оператора ЭДО. Это обязательное требование.

Для компаний с разветвленной структурой и множеством участков такой учет требует полноценной автоматизации и сопровождения. Но если бизнес небольшой и ведется по упрощенной системе, не всегда есть смысл внедрять громоздкие инструменты.